Tijdens de gezondheidscrisis hadden veel bedrijven geen andere keuze dan zich zo snel mogelijk tot virtuele oplossingen te wenden om in contact te blijven met hun doelgroep. Hoe zal het landschap van de evenementensector er morgen uit zien?
Het beste van twee werelden
Coronavirus, accelerator van nieuwe digitale toepassingen
Doordat een groot deel van de mensheid in quarantaine moest, kwam de evenementensector voor grote uitdagingen te staan. In enkele weken tijd moesten MICE-bedrijven en -professionals zich creatief tonen en andere oplossingen bedenken voor hun wetenschappelijke conferenties en internationale symposia, hun opleidingsseminaries en tentoonstellingen en hun handelsbeurzen. De digitale technologie had weliswaar reeds haar intrede gedaan vóór de gezondheidscrisis, maar ze was nooit de kern van de zaak geweest.
Videoconferentiediensten zorgden er in een recordtempo voor dat mensen, vaak gratis, 100% virtuele initiatieven over de hele wereld konden bijwonen. Toegang tot voortreffelijke sprekers, minder risico op besmetting, geen reiskosten, optimalisering van de werktijd… de voordelen van online evenementen werden al snel duidelijk.
In de daaropvolgende maanden nam de motivatie om deel te nemen aan virtuele evenementen echter af. Zo kregen mensen af te rekenen met ‘Zoom-moeheid’. Hieruit bleek hoe moeilijk het is om de aandacht van het publiek vast te houden en mensen aan zich te binden.
‘Hybride’ wordt de nieuwe norm
In de toekomst zullen evenementen in een veelheid van online en fysieke configuraties en combinaties georganiseerd worden om een zo groot mogelijke impact te creëren. Professionals in de evenementensector willen hun strategie verder ontwikkelen en daarbij rekening houden met de noodzaak om hun ecologische voetafdruk te verkleinen en te streven naar duurzaamheid. Daarom zullen virtuele conferenties ook in de toekomst een bevoorrecht kanaal blijven voor de overdracht van kennis en de mededeling van informatie.
Contact met en ervaring van de gebruiker belangrijker dan inhoud
Bovendien is uit deze virtuele ervaringen gebleken hoe uniek en essentieel fysieke ontmoetingen zijn: ze bieden de mogelijkheid om te experimenteren, interessante zakelijke contacten te leggen, samen te brainstormen en nieuwe projecten te creëren … kortom, zij werken innovatie in de hand!
Organisatoren van evenementen zullen er moeten naar streven waarde toe te voegen aan het fysieke evenement. Zij kunnen dit doen door een exclusief programma aan te bieden, gerenommeerde sprekers aan te trekken, verzorgde netwerkavonden te houden en gespecialiseerde workshops te organiseren. Het publiek zal zich in zijn beslissing om een fysiek evenement al dan niet bij te wonen nog in grotere mate laten leiden door de verhouding tussen reiskosten en rendement en door het langetermijneffect van dergelijk evenement.
De ervaring die de deelnemer wordt geboden en de kwaliteit van de contacten worden voortaan belangrijker dan de inhoud van de conferentie.
Een technologische boom om de twee werelden te verbinden
Als ‘hybride evenementen’ de nieuwe norm worden, zal er een veelheid aan competenties nodig zijn voor het in goede banen leiden ervan en zullen organisatoren proberen de hele waardeketen naar zich toe te trekken: van het vinden van sprekers die naar de locatie komen tot het faciliteren van alle aspecten van de reis en het naadloos organiseren van het virtuele en fysieke evenement.
Om de aandacht van de virtuele deelnemer te trekken en vast te houden, komen allerlei technologische innovaties opzetten: event scenografie, virtual reality en gamification om een ervaring te creëren, 2D-, 3D- en 4D-platforms met Avatars om het netwerken te vergemakkelijken, kunstmatige intelligentie om deelnemers met gemeenschappelijke interesses te ‘matchen’, enz.
Een grote verandering in de manier waarop de inhoud van evenementen wordt verspreid en te gelde gemaakt
Vóór de gezondheidscrisis waren de belangrijkste bronnen van inkomsten voor een fysieke conferentie of tentoonstelling de kaartverkoop en de sponsors van het evenement.
Welke strategie en welk economische model verdienen de voorkeur om levensvatbare inkomsten te genereren voor de nu hybride voor hybride evenementen?
De verdienmodellen voor hybride evenementen optimaliseren
Evenementen die vóór de pandemie gratis waren, zullen dat ook blijven en zullen moeten worden beheerd als handelsbeurzen. Het doel van de organisatoren is een zo groot mogelijk publiek te bereiken door ervoor te zorgen dat mensen zowel fysiek als online makkelijker toegang krijgen. Om de inkomsten voor sponsors en exposanten te maximaliseren, moeten er uitnodigende platforms gekozen worden die het online-netwerken stiimuleren en die ruimte creëren voor individuele ontmoetingen met prospects en voor face-to-face productdemo’s.
Om het volledige sponsorbudget terug te verdienen, zullen de organisatoren van evenementen zich moeten wenden tot een combinatie van middelen waarmee zij hun enerzijds hun fysieke en anderzijds hun online-aanwezigheid aanscherpen: standen op beurzen, banners op websites, zichtbaarheid tijdens een webinar, …
In dit hybride model zijn de gegevens die voor, tijdens en na het evenement worden verzameld, een goudmijn. Dankzij de analyse van de interacties op de platformen en apps van het evenement kunnen sponsors en exposanten hun acties richten op bepaalde potentiële klanten die interesse hebben getoond en zo hun contacten (leads) beter sturen.
Een geëngageerde gemeenschap creëren
De professionele evenementen die vóór de pandemie betalend waren, zullen als conferenties fungeren. Om de inkomsten uit hybride conferenties en congressen te maximaliseren is het belangrijk om de levenscyclus van het evenement te vergroten door te evolueren naar een model dat veel verder gaat dan een driedaagse conferentie. De kunst zal erin bestaan een permanente gemeenschap te creëren rond regelmatige evenementen om 365 dagen per jaar de interacties tussen de deelnemers te stimuleren.
Een nieuw medium is geboren
Voortaan bieden all-in-one en volledige personaliseerbare platforms de mogelijkheid om een hele reeks marketingtools rond uw evenement te ontwikkelen om uw gemeenschappen te activeren en te dynamiseren, waardoor een nieuw communicatiekanaal ontstaat. Dergelijk kanaal bevat digitale inhoud die tijdens evenementen wordt geproduceerd, vaak in een nieuw kleedje gestoken en aangevuld met extra en downloadbare inhoud.
Actoren uit de evenementensector moeten verschillende mogelijkheden bundelen voor (fysieke en virtuele) evenementen en voor thematische inhoud die het hele jaar door beschikbaar is. Het evenement wordt zo een nieuw medium op zich dat regelmatig informatieve, boeiende, interactieve en zelfs ludieke inhoud verstrekt aan zijn gemeenschap, gratis of op aanvraag. Dankzij de ontwikkeling van al deze complementaire tools zal de organisator het verlies aan inkomsten uit 100% fysieke evenementen kunnen compenseren.
De pandemie heeft de evenementensector opgeschrikt, die een nieuw evenwicht zoekt door zijn strategie en tools aan te passen. Als hybride evenementen de nieuwe norm zijn geworden, zal de uitdaging erin bestaan beide gemeenschappen te vermengen via echte ontmoetingen. Naarmate de actoren uit de evenementensector volwassener worden, zullen zij een beroep moeten doen op de nieuwste technologieën om een interactie te creëren tussen deelnemers op verschillende fysieke locaties en online-deelnemers en om iedereen een unieke ervaring en optimale netwerkmogelijkheden te bieden.
Uittreksel uit het trendboek van Welcome city Lab (Parijs) hier te downloaden
Geschreven door Véronique Renard – Manager van de cluster hospitality.brussels bij hub.brussels
Bronnen :
- Interviews met Fréderic François, CEO bij Fisa and Vinciane Morel de Westgaver, Hoofd EU Event Services bij VO-Event
- The traditional business model for events is dead. The future is going to be a hybrid September 30, 2020
- Virtual Events Need a Better Business Model by Julius Solaris, October 29, 2020
- 9 major Event industry trends in 2021 by Josh Howarth, March 23, 2021
